Hai solo cinque minuti? Perfetto! [No Panic Edition]

Cinque minuti sembrano pochissimi. Quante volte diciamo «ho solo cinque minuti» proprio per dare l’idea di non poterci fermare? Oggi invece proviamo a vedere questi cinque minuti come una risorsa, perché a seconda del nostro umore possiamo sempre fare qualcosa di utile per noi. Anche quando abbiamo solo cinque minuti.

… se ti senti sopraffatto dal lavoro

Redigi una lista di tutto ciò che devi fare.

Io inizio così ogni mia giornata in ufficio, e non importa che sia tutto su Calendar o su Microsoft 365. La mia lista è scritta a mano su un quaderno. E nessuna spunta digitale mi darà mai la stessa soddisfazione di una fatta a penna. Inoltre adoro la cancelleria, quindi non smetterò mai di usare quaderni e matite. Un trucco utile è questo: identificate tre priorità, e solo dopo aggiungete altre voci alla lista. Per quanto ci sembri tutto fondamentale, non tutto lo è.

Fai quella telefonata o rispondi a quell’email.

Non sono una grande fan delle telefonate, perché si protraggono sempre più del dovuto. Ma a volte è davvero meglio togliersi il pensiero, e sapere di avere solo cinque minuti aiuta a contenerle. Lato email, ci sono momenti in cui ne entrano talmente tante tutte insieme che è impensabile starci dietro. Ma prendersi cinque minuti per identificare quella a cui è prioritario rispondere può davvero fare la differenza.

Individua qualcosa che puoi delegare (e fallo).

Saper delegare è importante. Siamo tutti tentati di fare tutto da soli, se non altro perché abbiamo l’impressione di essere più veloci. Ma non è umanamente possibile fare tutto. Quindi imparare a fidarci del prossimo e affidargli aprte del nostro lavoro è cruciale.

Cancella o archivia quelle email a cui non deve esserci un ulteriore seguito.

Sono una grande fan dell’archiviazione, perché in un mondo ideale a fine settimana vorrei trovarmi con la casella vuota, ogni thread correttamente archiviato nella sua cartella. Non ci riesco quasi mai, ma quella casella vuota resta l’obbiettivo. Cercherò di prendermi un pomeriggio durante i miei giorni di stacco per riorganizzare la mia casella, perchè rientrare in ufficio con la casella a 0 sarebbe un sogno.

Inizia a fare qualcosa che rimandi da troppo tempo.

Ci sono task che si preannunciano delle vere e proprie spine nel fianco. Tendenzialmente sono quelle che finiamo per rimandare a oltranza. Ma prendersi cinque minuti per fare un bel respiro e affrontare una di queste spine può dare una svolta positiva all’intera settimana, quindi avanti senza paura!

E voi? Da quale iniziereste?